به گزارش ایسنا، ابوالفضل کیانی بختیاری، مشاور و رئیس دفتر معاون اول رئیس‌جمهور در همایش مسئولان دفاتر و کارشناسان هماهنگی و پیگیری سازمان اوقاف و امور خیریه، با بیان اینکه این سازمان همواره بازوی شایسته و یار و یاور دولت بوده است، گفت: سازمان اوقاف با اتخاذ رویکردی جامعه‌محور، در حوزه‌هایی فراتر از وظایف سازمانی خود، از جمله امنیت غذایی و سلامت، اثرگذاری اجتماعی داشته است.
وی افزود: این سازمان در حمایت از علم، فناوری، پژوهش، آموزش و نخبگان کشور نیز اقدامات شایسته‌ای انجام داده است؛ به‌گونه‌ای که گویی معاونتی علمی و فناوری در مجموعه سازمان اوقاف شکل گرفته است.
کیانی بختیاری با ابلاغ سلام و درود دکتر محمدرضا عارف به حجت‌الاسلام خاموشی گفت: دکتر عارف همواره عملکرد آقای خاموشی را به‌عنوان الگویی برای دیگران مطرح می‌کنند. ایشان رویکرد جامعه‌محوری را در سازمان اوقاف فرهنگ‌سازی کرده‌اند و نتایج این رویکرد نیز قابل مشاهده است.
وی افزود: آقای خاموشی وقف علمی را در راهبردهای سازمان قرار داده و در پیشرفت‌های علمی و فناوری و تکریم و حمایت از نخبگان علمی، به معاونت علمی و فناوری ریاست‌جمهوری کمک کرده‌اند.
کیانی با اشاره به اهمیت «یادگیری مجاورتی» گفت: حضور مستمر در کنار مدیران باتجربه می‌تواند فرصت مهمی برای یادگیری و انتقال تجربه در سازمان باشد.
وی همچنین با یادآوری خاطره‌ای از حضور پروفسور عبدالسلام در دانشگاه تهران اظهار کرد: عبدالسلام در پاسخ به پرسشی درباره وظیفه دانشمندان گفته بود که دانشمند در جامعه در حال توسعه، علاوه بر پژوهش و آموزش، وظیفه توجیه مدیران ارشد را نیز بر عهده دارد؛ زیرا آگاهی مدیران، زمینه اجرای تصمیم‌ها را فراهم می‌کند.
کیانی استعداد سازمانی، فناوری و زیرساخت و رواداری را سه عنصر ضروری برای نوآوری دانست و تأکید کرد که این ویژگی‌ها در مدیریت حجت‌الاسلام خاموشی وجود دارد.
وی با اشاره به موضوع سخنرانی خود با عنوان «رؤسای دفاتر به‌مثابه تسهیلگر و شتاب‌دهنده سازمانی» گفت: همان‌طور که ایده‌های دانش‌بنیان برای تبدیل شدن به محصول به خدمات، زیرساخت، فناوری و راهبری افراد باتجربه نیاز دارند، رئیس دفتر نیز باید چنین نقشی را در سازمان ایفا کند.
کیانی افزود: رئیس دفتر از یک‌سو باید موانع بوروکراتیک را برطرف و شرایط پیشبرد اهداف را تسهیل کند و از سوی دیگر، با راهبری و پیگیری، تحقق اهداف سازمانی را سرعت ببخشد.
وی رئیس دفتر را نقطه اتصال دیدگاه‌های مدیر ارشد با واقعیت‌ها و رفتار سازمانی دانست و گفت: رئیس دفتر باید به‌عنوان «مترجم سازمانی»، اهداف و خط‌مشی مدیر را به زبان قابل فهم برای کارکنان منتقل کند و در مقابل، پیشنهادها و راهکارهای سازنده بدنه سازمان را به مدیر ارشد برساند.
به گفته کیانی، اگر این ارتباط به‌درستی برقرار نشود، هماهنگی لازم میان مدیر و مجموعه سازمان شکل نخواهد گرفت.
کیانی بختیاری با تأکید بر ضرورت حفظ آرامش سازمان گفت: در هر مجموعه ممکن است افراد بانفوذ، ائتلاف‌های غیررسمی یا گروه‌هایی وجود داشته باشند که بر مسیر حرکت سازمان اثر بگذارند. رئیس دفتر باید این شبکه‌ها را بشناسد و مدیریت کند و در صورت امکان از ظرفیت آنها برای پیشبرد اهداف سازمان بهره بگیرد.
وی میانجیگری برای حل مسائل گره‌خورده و اختلافات میان واحدها را از دیگر وظایف رئیس دفتر دانست و افزود: بسیاری از مشکلات سازمانی نباید بدون تلاش برای حل‌وفصل، مستقیماً به مدیر ارشد ارجاع داده شوند.
رئیس دفتر معاون اول رئیس‌جمهور همچنین بر اهمیت زمان‌سنجی در انتقال پیام تأکید کرد و گفت: رئیس دفتر باید شرایط ذهنی و روحی مدیر را درک کند و بداند چه زمانی برای طرح یک موضوع مناسب است؛ زیرا اثرگذاری پیام، علاوه بر محتوای آن، به زمان ارائه نیز بستگی دارد.
کیانی بختیاری با بیان اینکه رئیس دفتر گاهی باید برای حفظ آرامش مجموعه، خود را سپر سازمان کند، گفت: رئیس دفتر نباید مدیران و کارکنان را فدای خود کند، بلکه باید در صیانت از سازمان نقش‌آفرین باشد.
وی «سم‌زدایی سازمانی» را از دیگر مسئولیت‌های مهم رؤسای دفاتر دانست و افزود: افراد خودمحور و قدرت‌طلب می‌توانند به آفت سازمان تبدیل شوند و رئیس دفتر باید در شناسایی و مدیریت چنین رفتارهایی نقش داشته باشد.
کیانی همچنین به ضرورت مدیریت هیجان‌های مدیران اشاره کرد و گفت: ممکن است مدیری در شرایط عصبانیت، تصمیم به اخراج یک کارمند بگیرد. در چنین شرایطی رئیس دفتر باید به کنترل هیجان‌ها و صحت‌سنجی تصمیم کمک کند تا تصمیم‌های شتاب‌زده به اقدامات نادرست منجر نشوند.
وی با تأکید بر اهمیت «شاخص شرافت» یا «هوش شرافتی» گفت: حفظ کرامت کارکنان، رازداری و پرهیز از سوءاستفاده از جایگاه مدیر ارشد از مهم‌ترین ویژگی‌های رئیس دفتر حرفه‌ای است.
دکتر کیانی بختیاری مقابله با شایعه‌سازی و مدیریت صحیح اطلاعات را نیز ضروری دانست و افزود: شایعات می‌توانند اعتماد و همکاری در سازمان را مختل کنند و رئیس دفتر باید با شناخت منشأ آنها، از آسیب به مجموعه جلوگیری کند.
وی با تأکید بر ضرورت امیدبخشی واقع‌بینانه تصریح کرد: هنر نیست که رئیس دفتر به مدیر ارشد گزارش دهد همه امور به‌خوبی پیش می‌رود. مدیر باید تصویری واقعی از مشکلات، چالش‌ها و موانع داشته باشد تا بتواند تصمیم‌های مؤثر بگیرد.
کیانی با بیان اینکه فرهنگ سازمانی آموختنی و ساختنی است، گفت: مدیران ارشد و میانی با رفتارهای تکرارشونده خود فرهنگ سازمان را شکل می‌دهند و می‌توانند متناسب با خط‌مشی مدیریتی، ارزش‌های تازه‌ای را در مجموعه نهادینه کنند.
وی افزود: اگر کارکنان مشاهده کنند که زیرآب‌زنی و تخریب همکاران با برخورد انضباطی مواجه می‌شود، به‌تدریج درمی‌یابند که چنین رفتاری در سازمان پذیرفته نیست. همچنین تأکید مستمر بر تکریم ارباب‌رجوع و رعایت اخلاق حرفه‌ای، این ارزش‌ها را به بخشی از فرهنگ سازمان تبدیل می‌کند.
کیانی با اشاره به مهارت‌های مورد نیاز این جایگاه گفت: رئیس دفتر باید توانایی تحلیل و جمع‌بندی، بیان حرفه‌ای، تهیه گزارش‌های مدیریتی دقیق، شناخت افکار عمومی، درک فناوری و سواد رسانه‌ای داشته باشد.
وی افزود: شناخت مأموریت‌های سازمان، مبانی حقوقی، آیین‌نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و ذی‌نفعان، همراه با انضباط در پیگیری امور، از دیگر الزامات این مسئولیت است.
کیانی بختیاری تأکید کرد: رئیس دفتر باید مسائل پرتکرار سازمان را شناسایی کند، برای آنها راه‌حل بیابد و تجربه‌های حاصل را در اختیار دیگران قرار دهد تا یادگیری فردی به دانش سازمانی تبدیل شود.
کیانی بختیاری در تشریح بایدونبایدهای این مسئولیت گفت: رئیس دفتر باید جهت‌گیری مدیر را به اقدام روشن تبدیل کند، مسائل را همراه با تحلیل و پیشنهاد ارائه دهد، برای هر اقدام مسئول و زمان مشخص تعیین کند و پیگیری را تا حصول نتیجه ادامه دهد.
وی افزود: حل اختلافات در سطح مناسب، انتقال دقیق و مستند چالش‌ها، ثبت و انتقال دانش سازمانی، فراهم کردن فرصت آزمون محدود ایده‌های تازه و ایجاد اعتماد و همکاری میان واحدها نیز از وظایف رئیس دفتر است.
رئیس دفتر معاون اول رئیس‌جمهور در ادامه تأکید کرد: رئیس دفتر نباید انبوهی از اطلاعات خام را روی میز مدیر بگذارد، ارجاع نامه را معادل حل مسئله بداند یا دریافت یک پاسخ اداری را پایان کار تلقی کند.
وی افزود: همچنین نباید برای حفظ آرامش ظاهری، مشکلات را پنهان کند، اطلاعات را به سرمایه شخصی تبدیل کند، رویه‌های قدیمی را بدون ارزیابی ادامه دهد یا با دخالت در وظایف واحدها، دفتر را به گلوگاه جدیدی در سازمان تبدیل کند.
رئیس دفتر، سیستم عصبی سازمان است
کیانی با تشبیه رئیس دفتر به «سیستم عصبی سازمان» گفت: همان‌طور که سیستم عصبی پیام‌ها را میان مغز و اعضای بدن منتقل می‌کند، رئیس دفتر نیز باید میان مدیر ارشد و بدنه سازمان ارتباطی مؤثر برقرار کند.
وی افزود: رئیس دفتر حرفه‌ای باید جهت‌گیری مدیر را به اقدامات منسجم تبدیل کند، بازخورد اجرای تصمیم‌ها را به مدیر بازگرداند، مسائل را براساس اهمیت و فوریت اولویت‌بندی کند و گزینه‌ها و پیامدهای هر تصمیم را روشن سازد.
کیانی همچنین بر ضرورت هماهنگ‌سازی واحدها، شناسایی به‌موقع موانع، پیگیری تصمیم‌ها تا تحقق نتیجه و استفاده از تجربه‌های اجرایی برای بهبود عملکرد سازمان تأکید کرد.
وی با بیان اینکه رئیس دفتر موفق باید کیفیت تصمیم‌گیری، سرعت اجرا و انسجام سازمانی را افزایش دهد، گفت: کارآمدی دفتر در روشن شدن اقدامات، پشتیبانی از تصمیم‌های مدیر و حفظ اعتماد و همکاری در سازمان آشکار می‌شود.
کیانی تأکید کرد: ارزش واقعی رئیس دفتر به تعداد مکاتبات، جلسات یا گزارش‌های تهیه‌شده نیست، بلکه به توانایی او در تبدیل جهت‌گیری‌های مدیریتی به اقدامات روشن، پیگیری‌پذیر و نتیجه‌بخش بستگی دارد.
رئیس دفتر معاون اول رئیس‌جمهور در پایان خاطرنشان کرد: دفتر زمانی موفق است که تصمیم‌ها روشن‌تر، همکاری‌ها مؤثرتر و تعهدات محقق شوند و هماهنگی پایداری میان مدیر ارشد و بدنه سازمان شکل بگیرد.
انتهای پیام
