به گزارش ایسنا به نقل از شرکت مهندسی کسرا، با بهره‌گیری از تکنولوژی، سازمان‌ها می‌توانند نه تنها کارهای اداری را کاهش دهند، بلکه دقت و دسترسی به داده‌های لحظه‌ای و آنلاین را برای تصمیم‌گیری بهتر تضمین کنند.
ویژگی‌های کلیدی نرم‌افزار حضور و غیاب
پیگیری زمان: نرم‌افزار حضور و غیاب به‌طور خودکار زمان ورود و خروج کارکنان را پیگیری می‌کند. این نرم‌افزار می‌تواند روش‌های مختلفی مانند شناسایی بیومتریک (اثر انگشت/شناسایی چهره)، RFID یا حتی برنامه‌های موبایل را پشتیبانی کند.
مدیریت شیفت: این نرم‌افزار به شما اجازه می‌دهد شیفت‌های کاری کارکنان را تعریف و مدیریت کنید، چه شیفت‌های معمولی 8 تا 17، شیفت‌های شبانه یا شیفت‌های چرخشی. کارکنان می‌توانند بر اساس نیازهای تجاری به شیفت‌های مختلف منصوب شوند و سیستم می‌تواند حضور آن‌ها را با شیفت‌های برنامه‌ریزی‌شده‌شان تطبیق دهد.
مدیریت مرخصی: کارکنان می‌توانند درخواست مرخصی خود را از طریق نرم‌افزار ثبت کنند. مدیران می‌توانند درخواست‌ها را تایید یا رد کنند و مانده مرخصی کارکنان به‌طور خودکار به‌روزرسانی می‌شود. برخی سیستم‌ها همچنین امکان مدیریت تعطیلات و پیگیری تعطیلات عمومی را به‌طور خودکار دارند.
پیگیری اضافه‌کاری: نرم‌افزار می‌تواند اضافه‌کاری را بر اساس سیاست‌های پیش‌تنظیم‌شده شرکت محاسبه کند (مثلاً ساعت‌های کاری بیش از 8 ساعت در روز یا 40 ساعت در هفته). این ویژگی رعایت قوانین کار در خصوص پرداخت اضافه‌کاری را تضمین می‌کند.
گزارش‌های غیبت: سیستم‌های مدیریت حضور و غیاب گزارش‌های دقیقی از غیبت تولید می‌کنند که به مدیران کمک می‌کند الگوهایی مانند غیبت‌های مکرر، تأخیر در ورود یا خروج زودهنگام را شناسایی کنند. این داده‌ها برای شناسایی مسائل بنیادی یا مشکلات عملکردی ضروری است.
مزایای استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب
- دقت بیشتر: اتوماسیون ورود داده‌ها و محاسبات باعث از بین رفتن خطاهای دستی می‌شود و تضمین می‌کند که سوابق حضور دقیق و قابل اعتماد هستند.
- صرفه‌جویی در زمان و هزینه: اتوماسیون مدیریت حضور و غیاب زمان زیادی را برای تیم‌های منابع انسانی و اداری صرفه‌جویی می‌کند، به طوری که آن‌ها می‌توانند بر روی وظایف استراتژیک‌تر تمرکز کنند. این همچنین هزینه‌های اداری را با کاهش نیاز به فرآیندهای مبتنی بر کاغذ و سیستم‌های زمان‌سنجی فیزیکی کاهش می‌دهد.
- افزایش مسئولیت‌پذیری کارکنان: زمانی که کارکنان بدانند که حضور آن‌ها به‌طور خودکار پیگیری و ثبت می‌شود، احتمالاً بیشتر به سیاست‌های شرکت در خصوص وقت‌شناسی، ساعات کاری و استراحت‌ها پایبند خواهند بود.
- نظارت و گزارش‌دهی لحظه‌ای: مدیران و کارکنان منابع انسانی به داده‌های لحظه‌ای دسترسی فوری دارند، که باعث می‌شود نظارت بر روندها، پیگیری مسائل حضور و اتخاذ تصمیمات آگاهانه راحت‌تر باشد.
نحوه عملکرد نرم‌افزار حضور و غیاب
راه‌اندازی کاربران: ابتدا، کارکنان با جزئیات شخصی، برنامه‌های کاری و سیاست‌های حضور در سیستم ثبت می‌شوند. سیستم می‌تواند روش‌های شناسایی خاصی مانند شناسایی بیومتریک یا اسکن کارت را به هر کارمند اختصاص دهد.
جمع‌آوری داده‌ها: کارکنان بر اساس ساعات کاری تعیین‌شده خود وارد و خارج می‌شوند. بسته به سیستم، این داده‌ها می‌توانند با استفاده از روش‌های مختلفی جمع‌آوری شوند، مانند:
- اسکنرهای بیومتریک (اثر انگشت، شناسایی چهره)
- کارت‌های RFID یا حسگرهای نزدیکی
- برنامه‌های موبایل با ردیابی موقعیت GPS
سیستم‌های وب (برای کارمندان دورکار یا با ساعات کاری انعطاف‌پذیر)
پردازش داده‌های حضور: پس از جمع‌آوری داده‌ها، سیستم آن‌ها را بر اساس قوانین از پیش تعیین‌شده (مانند زمان‌های شیفت، اضافه‌کاری، استراحت‌ها) پردازش می‌کند. سپس سوابق لحظه‌ای حضور، مرخصی و ساعات کاری کارکنان تولید می‌شود.
یکپارچگی با سیستم حقوق و دستمزد: داده‌های پردازش‌شده می‌توانند به‌طور مستقیم به سیستم حقوق و دستمزد ارسال شوند تا حقوق‌ها بر اساس حضور محاسبه شوند، با در نظر گرفتن ساعات معمولی، اضافه‌کاری، غیبت‌ها و مرخصی‌ها.
انتخاب نرم‌افزار حضور و غیاب مناسب
هنگام انتخاب بهترین نرم افزار حضور و غیاب آنلاین برای شرکت های بزرگ، مدیران سازمان‌ها باید به موارد زیر توجه کنند:
رابط کاربری (UI): نرم‌افزار باید برای کارکنان و مدیران به‌راحتی قابل استفاده باشد، با ناوبری بصری و طراحی واضح.
یکپارچگی با سیستم‌های دیگر: به دنبال نرم‌افزاری باشید که بتواند به‌طور یکپارچه با سیستم‌های موجود مانند نرم‌افزار حقوق و دستمزد، نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی و سیستم‌های ردیابی عملکرد یکپارچه شود.
سفارشی‌سازی: نرم‌افزار باید انعطاف‌پذیر باشد تا نیازهای خاص سازمان را برآورده کند، مانند شیفت‌های مختلف، سیاست‌های حضور یا الزامات قانونی.
سازگاری با موبایل: برای شرکت‌هایی که کارکنان دورکار دارند یا کارکنانی در مکان‌های مختلف دارند، سازگاری با موبایل ضروری است تا بتوانند حضور را در حین حرکت پیگیری کنند.
هزینه: نرم‌افزاری را انتخاب کنید که با بودجه شما مطابقت داشته باشد و تمام ویژگی‌های ضروری برای نیازهای سازمان شما را ارائه دهد.
نتیجه‌گیری
نرم افزار حضور و غیاب آنلاین ابزار ارزشمندی برای سازمان‌هایی است که به دنبال ساده‌سازی پیگیری حضور خود، کاهش بار اداری و افزایش دقت داده‌ها هستند. با اتوماسیون فرایندهایی مانند ثبت زمان، مدیریت شیفت، پیگیری مرخصی و یکپارچگی حقوق و دستمزد، شرکت‌ها می‌توانند کارایی عملیاتی را بهبود بخشیده، مسئولیت‌پذیری کارکنان را افزایش دهند و از رعایت قوانین کار اطمینان حاصل کنند. زمانی که این نرم‌افزار به‌درستی انتخاب و پیاده‌سازی شود، می‌تواند به صرفه‌جویی قابل توجه در زمان و هزینه منجر شود و عملکرد کلی سازمان را بهبود بخشد. با توجه به نکاتی که ذکر شد نرم افزار حضور و غیاب کسرا بهترین انتخاب برای سازمان های بزرگ و دارای چند دفتر و شعبه می باشد و باقابلیت های تخصصی خود در زمینه کنترل تردد پرسنل، میتوان به راحتی و هوشمندانه مدیریت منابع انسانی سازمان را انجام داد. پشتیبانی آنلاین سیستم حضور و غیاب کسرا یکی از مزایای مهم شرکت کیمیا گران سرزمین رایانه(کسرا) است و مدیران منابع انسانی و فناوری اطلاعات (IT) با خیالی آسوده می توانند از این نرم افزار تردد استفاده کنند. شرکت کسرا علاوه بر نرم افزار کنترل تردد On-premises مناسب شرکت های بزرگ، برای سازمان ها و شرکت های کوچک نیز یک نرم افزار حضور و غیاب ارزان قیمت دارد که به صورت ابری است و مناسب کسب و کارهای کوچک است.
برای دریافت مشاوره، اطلاع از قیمت و درخواست دمو از نرم‌افزارهای حضور غیاب آنلاین کسرا، کافی است به وب‌سایت کسرا مراجعه کنید و فرم مشاوره خرید یا فرم تماس با ما را تکمیل کنید. همچنین می‌توانید با شماره‌های ۰۲۱۴۱۴۵۲۰۰۰ و ۰۳۱۳۴۱۰۴ تماس بگیرید.
انتهای رپرتاژ آگهی
نظرات