چاپ درونسازمانی کنترل بیشتر و دسترسی سریعتر را فراهم میکند، در مقابل برونسپاری میتواند هزینههای اولیه و مسئولیتهای اجرایی را کاهش دهد. اما در نهایت کدام گزینه از نظر اقتصادی به صرفهتر است؟ در ادامه، هزینهها، مزایا و چالشهای هر دو روش را بررسی میکنیم تا بتوانید متناسب با نیاز و حجم چاپ سازمان خود بهترین تصمیم را بگیرید.
هزینههای چاپ کارت درونسازمانی
برای اینکه چاپ کارت درون سازمانی داشته باشید و کارتها را در مجموعه خودتان چاپ کنید، باید هزینههای مختلفی را در نظر بگیرید؛ از خرید تجهیزات و مواد مصرفی گرفته تا نگهداری و سرویس دستگاه. قبل از اینکه برای راهاندازی این سیستم تصمیم بگیرید، بهتر است همه هزینهها را بررسی کنید تا دید دقیقتری از میزان سرمایه مورد نیاز داشته باشید.
۱. مواد مصرفی و تجهیزات مورد نیاز چاپ کارت
اولین و مهمترین هزینه، خرید دستگاه کارت پرینتر است. قیمت این دستگاهها بسته به برند و فناوری چاپ متفاوت است. هرچه نیاز سازمان به چاپ حرفهایتر بیشتر باشد، معمولاً باید روی دستگاههای پیشرفتهتر سرمایهگذاری شود.
بعد از خرید پرینتر کارت شناسایی، نوبت به بررسی هزینههای مواد مصرفی و سایر هزینههای جانبی میرسد. ریبون از اصلیترین مواد مصرفی کارت پرینتر است که وظیفه رنگ دهی روی کارت را بر عهده دارد. این قطعه پس از چاپ تعداد مشخصی کارت تمام میشود و باید تعویض شود و بخش قابل توجهی از هزینههای جاری چاپ را به خود اختصاص میدهد. در کنار ریبون، به کارتهای خام PVC هم نیاز است. این کارتها در انواع مختلف و با ضخامتهای متفاوت عرضه میشوند. هرچه تیراژ چاپ کارت بیشتر باشد، هزینه تأمین کارت خام نیز افزایش پیدا میکند.
کارت پرینترها برای حفظ کیفیت چاپ و افزایش طول عمر قطعات نیاز به نظافت دورهای دارند. کیتهای تمیزکننده از دیگر لوازم مصرفی هستند که شامل کارتهای نظافتی، دستمال و ابزارهای مخصوصی هستند که برای پاک کردن گردوغبار و آلودگیهای داخل دستگاه استفاده میشوند.
برای برآورد تقریبی هزینه خرید پرینتر و لوازم مصرفی، میتوانید به سایت https://datco.ir/ مراجعه کنید.
۲. هزینههای نیروی انسانی و فضای نگهداری
علاوه بر تجهیزات و مواد مصرفی ، بخشی از هزینه چاپ کارت پرسنلی درونسازمانی به منابع انسانی و زیرساختهای لازم برای استفاده و نگهداری تجهیزات مربوط میشود.
برای طراحی، مدیریت اطلاعات، چاپ کارتها و رفع مشکلات احتمالی دستگاه، به نیروی انسانی نیاز است. هرچند در سازمانهای کوچک این وظایف ممکن است توسط یک نفر انجام شود، اما در مجموعههای بزرگتر معمولاً بخشی از زمان کارکنان به فرآیند صدور کارت اختصاص پیدا میکند که خود نیازمند داشتن یک اپراتور تمام وقت دارد.
پرینتر کارت شناسایی و سایر تجهیزات جانبی آن نیاز به فضای مناسب برای نگهداری دارند. این فضا باید از گردوغبار، رطوبت و عوامل آسیب زننده دور باشد تا سلامت دستگاه و لوازم مصرفی حفظ شود؛ به طور مثال میز مخصوص برای پرینتر و کمدهای اختصاصی برای نگهداری لوازم مصرفی. هرچند این هزینه کمتر به چشم میآید، اما در محاسبه هزینههای کلی چاپ داخلی باید در نظر گرفته شود.
۳. هزینههای نگهداری و استهلاک تجهیزات
هر دستگاهی پس از مدتی استفاده نیاز به سرویس و نگهداری دارد و کارت پرینترها نیز از این قاعده مستثنی نیستند.
برای حفظ عملکرد صحیح دستگاه، انجام سرویسهای دورهای بسیار مهم است. گاهی ممکن است در اثر استفاده مداوم یا رعایت نکردن اصول نگهداری، برخی قطعات نیاز به تعمیر پیدا کنند و یا در اثر استهلاک نیاز به تعویض قطعات باشد. این هزینهها معمولاً غیرقابل پیشبینی هستند اما باید در برآورد هزینههای چاپ درونسازمانی لحاظ شوند.
هزینههای برونسپاری چاپ کارت
برای برونسپاری چاپ کارت اگرچه نیاز به خرید دستگاه و در نظر گرفتن هزینه های مالکیت نباشد، اما هزینهها و محدودیتهای خاص خود را نیز دارد. برای برآورد دقیق هزینهها، باید برخی هزینههای رایج و اجتنابناپذیر را در نظر گرفت.
۱. هزینههای سفارش و تولید کارت
در برونسپاری، اصلیترین هزینه چاپ کارت شناسایی است. هزینه چاپ هر کارت بسته به تیراژ سفارش، نوع کارت و کیفیت چاپ تعیین میشود و میتواند بخش قابل توجهی از هزینه نهایی پروژه را به خود اختصاص دهد. اگر طراحی کارت توسط همان چاپخانه انجام شود یا نیاز به تغییرات در طرح وجود داشته باشد، هزینه طراحی نیز به مبلغ نهایی سفارش اضافه خواهد شد.
۲. هزینههای تحویل و زمان آمادهسازی سفارش
اگر ثبت سفارش بهصورت آنلاین و از راه دور انجام شود، باز هم باید زمان قابل توجهی برای هماهنگی و آمادهسازی سفارش در نظر گرفت. در این مرحله، خواستهها، اطلاعات و جزئیات مورد نیاز بین مجموعه سفارشدهنده و چاپخانه ردوبدل میشود تا پس از تایید نهایی، سفارش وارد مرحله چاپ کارت شود. این فرایند میتواند زمانبر باشد و در برخی موارد محدودیتهایی را از نظر زمان تحویل و اعمال تغییرات در سفارش ایجاد کند. در نهایت، پس از سپری شدن زمان آمادهسازی و چاپ، هزینه ارسال نیز به هزینههای پروژه اضافه میشود. این هزینه بسته به تعداد کارتها، مسافت و روش حملونقل میتواند متفاوت باشد.
۳. هزینههای بلندمدت و وابستگی به چاپخانه
در برونسپاری، هر زمان که نیاز به صدور کارت جدید یا تغییر اطلاعات کارتهای قبلی باشد، باید دوباره سفارش ثبت شود و هزینه چاپ مازاد پرداخت شود. علاوه بر این، زمان آمادهسازی و تحویل سفارش نیز به روند کار اضافه میشود. به همین دلیل، سازمان برای چاپ کارتهای جدید و اعمال تغییرات به چاپخانه وابسته خواهد بود و کنترلی در این روند ندارد و نمیتواند در هر زمان به صورت فوری کارت خود را چاپ کند.
چه زمانی برونسپاری چاپ کارت بهتر است؟
برونسپاری چاپ کارت معمولاً برای سازمانها و کسبوکارهایی مناسب است که تیراژ چاپ پایینی دارند و فقط در بازههای زمانی مشخص مثلا تنها چند بار در سال به صدور کارت نیاز پیدا میکنند؛ مانند موسسات آموزشی و یا شرکتهای کوچک تازه تاسیس. در چنین شرایطی، خرید کارت پرینتر و تأمین مواد مصرفی قطعا از نظر اقتصادی توجیهپذیر نیست و برونسپاری میتواند گزینهای کمهزینهتر و سادهتر باشد.
چه زمانی خرید کارت پرینتر بهصرفهتر است؟
خرید کارت پرینتر زمانی توجیه اقتصادی بیشتری دارد که چاپ کارت به طور منظم و در تیراژ بالا انجام شود. در این شرایط، هزینه چاپ هر کارت در بلندمدت کاهش پیدا میکند و مجموعه دیگر برای صدور یا چاپ مجدد کارتها به چاپخانه وابسته نخواهد بود.
علاوه بر صرفه اقتصادی، مهمترین مزایای چاپ درونسازمانی یعنی محرمانگی اطلاعات را باید در نظر گرفت. در این روش، اطلاعات کارکنان، دانشجویان یا اعضا در داخل سازمان باقی میماند و نیازی به ارسال دادهها برای مجموعههای دیگر نیست. از طرفی، سازمان کنترل کامل بر کیفیت چاپ، زمان صدور کارت و اعمال تغییرات خواهد داشت و میتواند در هر زمان بدون انتظار برای تأمینکننده، کارتهای جدید را چاپ یا اطلاعات آنها را بهروزرسانی کند.
جمعبندی
بعد از بررسی هزینه های محتمل در هر دو روش، آنچه که تعیین کننده نهایی است نیازها و حجم کاری مجموعه است. اگر تعداد کارتهای مورد نیاز کم باشد و چاپ کارت بهصورت مقطعی انجام شود، برونسپاری معمولاً گزینه مناسبتری خواهد بود. اما برای سازمانهایی که بهطور روتین و در تیراژ بالا کارت چاپ میکنند، خرید کارت پرینتر میتواند در بلند مدت هزینهها را کاهش داده و کنترل بیشتری بر کیفیت، سرعت و امنیت اطلاعات فراهم کند.
انتهای رپرتاژ آگهی
