خاطره کلیبری در گفتوگو با ایسنا، از برگزاری جشنواره اتفاق پنج تجلی خبر داد و گفت: در این جشنواره تلاش کردهایم آن را به یک نظام یادگیری، ارزیابی، بازخورد و بهبود مستمر تبدیل کنیم و اعتقاد داریم ارزیابی زمانی ارزشمند است که بتواند به ارتقای کیفیت فعالیت سازمانهای مردمنهاد منجر شود. بر همین اساس، در مدل جدید جشنواره علاوه بر دقت در ارزیابی عملکرد، باید بر نحوه گزارشدهی، مستندسازی، جمعآوری شواهد و کیفیت ارائه فعالیتها نیز تمرکز ویژهای داشته باشیم. هدف ما صرفاً امتیاز دادن نیست؛ بلکه کمک به ارتقای استانداردهای مدیریتی، اجرایی و تخصصی سمنهای جوانان در سراسر کشور است.
وی با اشاره به تفاوت این دوره با دورههای گذشته، گفت: یکی از مهمترین تفاوتهای این دوره، نگاه دوسویه به فرآیند ارزیابی است. ارزیابی را پایان کار نمیدانیم بلکه آغاز یک مسیر یادگیری میدانیم. در بسیاری از نظامهای ارزیابی، اطلاعات جمعآوری و در نهایت فقط نتایج اعلام میشود؛ اما در جشنواره اتفاق ۵ تلاش کردهایم فرآیندی طراحی کنیم که نتایج بررسیها به استانها و سمنها بازخورد داده شود تا نقاط قوت و ضعف خود را بهتر بشناسند و برای ارتقای عملکرد برنامهریزی کنند. به عبارت دیگر، این ارزیابیها باید به آموزش، اصلاح رویهها و تغییر رفتار حرفهای سازمانهای مردمنهاد منجر شود.
کلیبری در پاسخ به سوالی مبنی بر اینکه فرآیند ارزیابی در دوره کنونی جشنواره چگونه انجام میشود؟، اینطور توضیح داد: در این دوره سعی شده پرونده الکترونیکی سمنها با دقت بیشتری مورد بررسی قرار گیرد. اگرچه این فرآیند بسیار زمانبر و پیچیده است، اما معتقدیم ایجاد یک بانک اطلاعاتی دقیق از فعالیتهای سمنها یک ضرورت ملی است. فرآیند ارزیابی از خوداظهاری سمنها آغاز میشود. سپس مستندات توسط استانها بررسی و راستیآزمایی میشود و در نهایت پروندهها به مرحله بررسی ستادی و داوری نهایی میرسد. در هر یک از مراحل خوداظهاری، بررسی استانی و بررسی ستادی، امتیاز مستقل در نظر گرفته شده است تا امکان کنترل و تطبیق اطلاعات فراهم باشد. تمام پروندهها بر اساس یک نظام مشخص و با مشارکت کارشناسان و شورای داوری دبیرخانه مورد بررسی قرار میگیرند و شخصاً بر تمامی مراحل این فرآیند نظارت دارم.
وی ادامه داد: به هیچ عنوان به دنبال کاهش یا افزایش مصنوعی امتیازات نیستیم. تلاش میکنیم امتیازات بر اساس مستندات موجود و واقعیت عملکرد سازمانها تعیین شود. معتقدیم بزرگترین آسیب به نظام ارزیابی، اعطای امتیازاتی است که پشتوانه واقعی ندارند. به همین دلیل از اعطای نمرات غیرواقعی یا غیرقابل دفاع به شدت پرهیز میکنیم.
به گفته مدیرکل مشارکتهای اجتماعی و فعالیتهای داوطلبانه جوانان وزارت ورزش و جوانان، بررسیهای اولیه نشان میدهد بخش قابل توجهی از سازمانهای مردمنهاد جوانان در حوزه گزارشدهی و مستندسازی فعالیتها با چالش مواجه هستند. از جمله مهمترین موارد میتوان به نبود مستندات کافی برای اعتبارات و منابع مالی اعلامشده (عدم ثبت تفاهمنامهها)، بارگذاری اسناد ناقص مالی و فقدان مدارک معتبر و قابل استناد، ارائه گزارشهای فاقد تاریخ، مکان و مشخصات دقیق برنامهها و مستند به لوگو و بنر سازمان مردم نهاد، ضعف در مستندسازی تصویری و رسانهای فعالیتها، نبود پوسترها، بنرها و اقلام اطلاعرسانی مرتبط با برنامهها، ضعف در تجربهنگاری و ثبت دانش حاصل از اجرای فعالیتها، غیرفعال بودن سایتها یا بسترهای مجازی معرفیشده، عدم تناسب برخی نامها و نشانهای سازمانی با مأموریت و هویت سمن (گاها چارت ها با ساختار سازمان های مردم نهاد مغایرت دارد)، مغایرت فعالیتهای ثبتشده با موضوعات اساسنامهای، عدم انطباق چارتهای سازمانی با اطلاعات مندرج در مجوز فعالیت، نامشخص بودن زمان، مکان و مستندات جلسات رسمی، ثبت امور جاری و تکالیف ذاتی سمن به عنوان فعالیت خلاقانه یا اثرگذار، بارگذاری مستندات تکراری یا غیرمرتبط با عنوان فعالیت و بارگذاری گزارشهای سنوات گذشته خارج از بازه زمانی مورد نظر جشنواره (هر سمن بایستی فعالیتهای اخیر در بازه زمانی دو ساله را برای جشنواره سالانه بارگذاری کند) اشاره کرد.
وی در همین راستا به سمنها توصیه کرد که گزارشنویسی و مستندسازی مستمر را بخشی از فعالیت حرفهای خود بدانند، نه اقدامی که صرفاً در زمان جشنواره انجام میشود. هر فعالیت باید دارای زمان، مکان، مخاطب، گزارش اجرایی، تصاویر مستند، اقلام اطلاعرسانی و خروجی مشخص باشد. همچنین منابع مالی، تفاهمنامهها و مشارکتهای اعلامشده باید با اسناد معتبر و قابل راستیآزمایی همراه باشند. اگر مستندسازی بهصورت مستمر انجام شود، هم فرآیند ارزیابی تسهیل خواهد شد و هم حافظه سازمانی ارزشمندی برای سمن شکل خواهد گرفت.
کلیبری با اشاره به وضعیت مشارکت سمنها در این دوره اعلام کرد که خوشبختانه تعداد سمنهایی که از طریق خوداظهاری وارد فرآیند جشنواره شدهاند، نسبت به دوره قبل رشد قابل توجهی داشته که این موضوع نشاندهنده افزایش اعتماد و مشارکت سازمانهای مردمنهاد در فرآیند ارزیابی است. از سوی دیگر، تلاش کردیم هیچ سمن فعال از فرآیند رتبهبندی کنار نماند. به همین دلیل تمامی سمنهای فعال که اطلاعات آنها در سامانه مشارکتهای اجتماعی موجود بود، به صورت خودکار در فرآیند بررسی و رتبهبندی قرار گرفتند. هدف ما این است که از سالهای آینده تمامی سمنها مستندات و اطلاعات خود را بهصورت کامل و مستمر در سامانه ثبت کنند تا بانک اطلاعاتی جامع، دقیق و بهروز از وضعیت فعالیت سازمانهای مردمنهاد جوانان کشور در دسترس باشد.
مدیرکل مشارکتهای اجتماعی و فعالیتهای داوطلبانه جوانان وزارت ورزش و جوانان در ادامه «اتفاق۵» را فرصتی برای ارتقای کیفیت فعالیتها و تقویت سرمایه اجتماعی دانست و گفت: در این جشنواره، استانها نقش بسیار مهمی در راستیآزمایی و صحتسنجی اطلاعات دارند. انتظار داریم بررسی خوداظهاریها با دقت، مسئولیتپذیری و نگاه کارشناسی انجام شود. طبیعتاً در مواردی که بررسیهای استانی با دقت لازم انجام نشده باشد یا مغایرتهای جدی مشاهده شود، از استان مربوطه توضیحات مکتوب دریافت خواهیم کرد تا فرآیند ارزیابی از انسجام و اعتبار کافی برخوردار باشد. متاسفانه در بررسی مستندات تعدادی از استان ها متوجه شدیم که بررسی مستندات دقیق انجام نشده یا زمانبندی رعایت نشده، انتقال اطلاعات به مرحله ستادی به صورت سیستمی صورت گرفت که در بازخورد نهایی استان گزارش خواهد شد.
وی در ادامه با تاکید بر اینکه سمنها جشنواره اتفاق را صرفاً یک رقابت نبینند، گفت: اتفاق فرصتی برای یادگیری، رشد، شفافیت، ارتقای کیفیت فعالیتها و تقویت سرمایه اجتماعی کشور است. ما به دنبال کشف و معرفی ظرفیتهای واقعی جوانان هستیم. هرچه مستندسازی دقیقتر، گزارشدهی حرفهایتر و فعالیتها منطبقتر با مأموریتهای اجتماعی باشد، تصویر واقعیتری از اثرگذاری سازمانهای مردمنهاد جوانان در کشور ترسیم خواهد شد. هدف نهایی ما ساختن یک بانک اطلاعاتی معتبر، پویا و قابل اتکا از فعالیتهای اجتماعی جوانان ایران و کمک به شکلگیری شبکهای توانمند از سمنهای اثرگذار در سراسر کشور است.
انتهای پیام
