در بسیاری از سازمان‌ها، زمانی که صحبت از بهبود فرآیندهای کاری یا مکانیزه‌کردن فعالیت‌ها می‌شود، سه اصطلاح BPMS، BPM و BPMN مطرح می‌شوند. این مفاهیم ارتباط نزدیکی با یکدیگر دارند، اما کاربرد آن‌ها یکسان نیست. شناخت تفاوت این سه مفهوم، به‌خصوص برای سازمان‌هایی که قصد پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریت فرآیند را دارند، اهمیت زیادی دارد.

برای مثال، تصور کنید یک سازمان قصد دارد فرآیند درخواست خرید تجهیزات را اصلاح کند. آیا برای این کار صرفاً به یک نرم‌افزار BPMS نیاز دارد؟ آیا ابتدا باید فرآیندهای موجود را بررسی کند یا ترسیم یک نمودار از مراحل انجام کار کافی است؟

پاسخ به این پرسش‌ها در شناخت تفاوت BPMS، BPM و BPMN نهفته است. در ادامه، ضمن بررسی اینکه هرکدام از این اصطلاحات مخفف چیست، کاربرد آن‌ها را با یک مثال سازمانی توضیح می‌دهیم.

BMPS مخفف چیست و چه مفهومی دارد؟

 BPMS مخفف عبارت Business Process Management System  است که در فارسی به معنای سیستم یا مجموعه نرم‌افزاری مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار شناخته می‌شود.

BPMS  بستری نرم‌افزاری است که به سازمان‌ها کمک می‌کند فرآیندهای کاری خود را طراحی، اجرا، کنترل و پایش کنند. در این سیستم، فعالیت‌هایی که پیش‌تر به‌صورت دستی یا از طریق ارتباطات پراکنده انجام می‌شدند، می‌توانند در قالب گردش کارهای مشخص و قابل پیگیری اجرا شوند.

برای مثال، در یک سازمان بزرگ، درخواست خرید تجهیزات ممکن است نیازمند تأیید مدیر واحد، بررسی بودجه توسط واحد مالی و تأیید نهایی مدیریت باشد. نرم‌افزار BPMS می‌تواند این مراحل را براساس قوانین تعریف‌شده مدیریت کند و درخواست را در زمان مناسب به مسئول مربوط ارجاع دهد.

البته کاربرد BPMS تنها به اجرای گردش کار محدود نمی‌شود؛ ثبت اطلاعات عملکردی، شناسایی تأخیرها و فراهم‌کردن داده‌های لازم برای بهبود مستمر فرآیندها نیز از قابلیت‌های مهم این سیستم‌هاست.

شناخت دقیق اینکه BPMS چیست و چه نقشی در مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار دارد، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با استفاده از قابلیت‌های این نرم‌افزار، گردش کارهای خود را مکانیزه کرده و نظارت مؤثرتری بر اجرای فرآیندها داشته باشند.

BPM و BPMN مخفف چیست و چه کاربردی دارند؟

اگرچه BPM و BPMN معمولاً در کنار BPMS مطرح می‌شوند، هرکدام نقش متفاوتی در مدیریت فرآیندهای سازمانی دارند.

BPM؛ رویکرد مدیریت و بهبود فرآیندهای کسب‌وکار

BPM مخفف  Business Process Managementو به معنای مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار است.

 BPM یک رویکرد مدیریتی برای شناسایی، تحلیل، طراحی، اجرا، ارزیابی و بهبود مستمر فرآیندهای سازمان محسوب می‌شود. هدف اصلی آن افزایش کارایی، کاهش فعالیت‌های غیرضروری و هماهنگ‌کردن فرآیندها با اهداف سازمان است.

برای مثال، اگر فرآیند تأیید یک قرارداد در سازمان بیش از حد طولانی باشد، رویکرد BPM به مدیران کمک می‌کند مراحل انجام کار را بررسی کنند، نقاط تأخیر را شناسایی کرده و راهکار مناسبی برای اصلاح آن ارائه دهند.

BPMN؛ زبان استاندارد مدل‌سازی فرآیندها

 BPMN مخفف  Business Process Model and Notation است و به زبان استاندارد مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار اشاره دارد.

BPMN مجموعه‌ای از نمادها و قواعد مشخص برای نمایش تصویری فرآیندها ارائه می‌دهد. با استفاده از این استاندارد می‌توان فعالیت‌ها، تصمیم‌گیری‌ها، رویدادها و ارتباط میان واحدهای مختلف را در قالب یک نمودار نمایش داد.

برای مثال، در فرآیند تأیید قرارداد، می‌توان مشخص کرد درخواست از کدام واحد آغاز می‌شود، چه افرادی مسئول بررسی آن هستند و در صورت رد یا تأیید، چه مسیری طی خواهد شد. مهم‌ترین مزیت BPMN ایجاد زبان مشترک میان مدیران، تحلیلگران کسب‌وکار و تیم‌های فنی است؛ به‌گونه‌ای که همه افراد بتوانند ساختار فرآیند را با درک نسبتاً یکسانی بررسی کنند.

تفاوت BPM، BPMN و BPMS چیست؟

مهم‌ترین تفاوت BPM، BPMN و BPMS  در ماهیت و نقش آن‌هاست. BPM  یک رویکرد مدیریتی است،  BPMN برای مدل‌سازی و نمایش فرآیندها استفاده می‌شود و  BPMS ابزار نرم‌افزاری اجرای فرآیندها و نظارت بر آن‌هاست.

برای درک بهتر، تفاوت این سه مفهوم را در جدول زیر بررسی می‌کنیم.

معیار

این سه مفهوم جایگزین یکدیگر نیستند، بلکه می‌توانند بخش‌های مختلف یک پروژه مدیریت فرآیند را پوشش دهند.

به بیان ساده، BPM مشخص می‌کند یک فرآیند چگونه باید مدیریت و بهبود داده شود، BPMN ساختار آن را به تصویر می‌کشد و BPMS امکان اجرای نرم‌افزاری فرآیند را فراهم می‌کند.

تفاوت BPM، BPMN و BPMS با یک مثال واقعی در سازمان

برای درک کاربرد عملی این مفاهیم، فرآیند درخواست خرید تجهیزات در یک شرکت تولیدی را در نظر بگیرید. در این شرکت، واحدهای مختلف برای تأمین تجهیزات موردنیاز خود درخواست‌هایی ثبت می‌کنند. درخواست‌ها باید توسط مدیر واحد تأیید شوند، از نظر بودجه بررسی شوند و در نهایت به واحد تدارکات برسند.

در وضعیت فعلی، این مراحل از طریق فرم‌های کاغذی و پیگیری‌های دستی انجام می‌شود. همین موضوع باعث تأخیر، گم‌شدن برخی درخواست‌ها و دشواری پیگیری وضعیت خرید شده است.

مرحله اول؛ تحلیل و بهبود فرآیند با BPM

در ابتدا، سازمان باید فرآیند فعلی را بررسی کند. تحلیلگران مشخص می‌کنند هر درخواست چند مرحله را طی می‌کند، کدام تأییدها ضروری هستند و بیشترین تأخیر در کدام قسمت اتفاق می‌افتد.

برای مثال، ممکن است بررسی‌ها نشان دهد درخواست‌های خرید با مبالغ پایین نیز باید از چند مرحله تأیید مدیریتی عبور کنند؛ درحالی‌که امکان ساده‌سازی مسیر آن‌ها وجود دارد. در این مرحله، با استفاده از رویکرد BPM می‌توان قوانین و مسئولیت‌ها را بازنگری و فرآیند مناسب‌تری طراحی کرد.

مرحله دوم؛ مدل‌سازی گردش کار با BPMN

پس از مشخص‌شدن مراحل بهینه، نوبت به ترسیم ساختار فرآیند می‌رسد. تحلیلگر با استفاده از BPMN مسیر درخواست خرید را مدل‌سازی می‌کند. برای مثال:

1. کارمند درخواست خرید را ثبت می‌کند.
2. مدیر واحد درخواست را بررسی و تأیید یا رد می‌کند.
3. در صورت تأیید، درخواست برای بررسی بودجه به واحد مالی ارسال می‌شود.
4. در صورت تأمین بودجه، واحد تدارکات فرآیند خرید را آغاز می‌کند.
5. پس از تکمیل خرید، وضعیت درخواست ثبت و فرآیند خاتمه می‌یابد.

در نمودار BPMN  می‌توان شرایط تصمیم‌گیری را نیز مشخص کرد. برای نمونه، درخواست‌های بالاتر از یک سقف مالی مشخص ممکن است به تأیید مدیر ارشد نیاز داشته باشند. در نتیجه، تمام افراد درگیر پروژه می‌توانند مسیر فرآیند و مسئولیت هر واحد را مشاهده کنند.

مرحله سوم؛ اجرای فرآیند با BPMS

در مرحله بعد، فرآیند طراحی‌شده در نرم‌افزار BPMS پیاده‌سازی می‌شود. کارمند درخواست خود را در سامانه ثبت می‌کند و سیستم، براساس قوانین تعریف‌شده، آن را به کارتابل مدیر مربوط ارسال می‌کند. پس از تأیید، درخواست به مرحله بعد منتقل می‌شود. اگر درخواست بیش از زمان تعیین‌شده در یک مرحله باقی بماند، سیستم می‌تواند مطابق تنظیمات، یادآوری یا هشدار لازم را ارسال کند.

همچنین مدیران می‌توانند وضعیت درخواست‌ها، مدت‌زمان انجام فعالیت‌ها و مراحل دارای تأخیر را بررسی کنند.

در این مثال،BPM   به اصلاح فرآیند کمک کرده،BPMN  ساختار آن را مشخص کرده و BPMS اجرای فرآیند را مکانیزه کرده است.

اشتباهات رایج در استفاده از BPMS، BPM و BPMN

شناخت نادرست این سه مفهوم می‌تواند باعث تصمیم‌گیری اشتباه در پروژه‌های مدیریت فرآیند شود. برخی از خطاهای متداول عبارت‌اند از:

۱. تصور اینکه خرید BPMS  به‌تنهایی فرآیندها را بهبود می‌دهد

نرم‌افزار می‌تواند اجرای فعالیت‌ها را مکانیزه کند، اما اگر فرآیند اولیه ناکارآمد باشد، مکانیزه‌کردن آن لزوماً مشکل را برطرف نمی‌کند. به همین دلیل، تحلیل و اصلاح فرآیند پیش از پیاده‌سازی اهمیت دارد.

۲. اشتباه گرفتن نمودار BPMN  با فرآیند اجرایی

ترسیم یک نمودار به معنای اجرای واقعی فرآیند نیست. برای اجرای فرآیند باید نقش‌ها، داده‌ها، قوانین و فعالیت‌ها در یک بستر مناسب پیاده‌سازی شوند.

۳. نادیده‌گرفتن نقش کارکنان در مدیریت فرآیند

موفقیت پروژه‌های BPM تنها به ابزارهای نرم‌افزاری وابسته نیست. همکاری واحدهای مختلف، تعیین مسئولیت‌ها و پذیرش تغییرات توسط کارکنان نیز اهمیت زیادی دارد.

۴. انتخاب BPMS  بدون بررسی نیازهای سازمان

پیچیدگی فرآیندها، تعداد کاربران، قابلیت توسعه، نیاز به یکپارچه‌سازی و امکانات پایش باید پیش از انتخاب نرم‌افزار بررسی شوند.

گروه مهندسی آی‌کن؛ ارائه‌دهنده راهکارهای مدیریت فرآیند کسب‌وکار

گروه مهندسی آی‌کن با ارائه راهکارهای بومی مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار، امکان طراحی، مکانیزه‌کردن، اجرا و پایش فرآیندهای سازمانی را فراهم کرده است.

راهکارهای BPMS آی‌کن شامل زیرساخت‌های Standard BPMS و Enterprise BPMS  هستند که متناسب با نیازها و پیچیدگی ساختار سازمانی قابل پیاده‌سازی هستند.

این راهکارها با بهره‌گیری از امکاناتی مانند موتور گردش کار، فرم‌ساز، گزارش‌ساز و ابزارهای نظارت بر فرآیند، به سازمان‌ها کمک می‌کنند فعالیت‌های خود را در بستری مشخص مدیریت کنند و اطلاعات لازم برای بررسی عملکرد فرآیندها را در اختیار داشته باشند. همچنین قابلیت یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌های اطلاعاتی سازمان می‌تواند زمینه اجرای هماهنگ‌تر فرآیندهایی را فراهم کند که میان چند واحد یا نرم‌افزار جریان دارند.

سازمان‌هایی که قصد مکانیزه‌کردن فرآیندهای پیچیده یا توسعه سیستم‌های مدیریت فرآیند خود را دارند، می‌توانند با بررسی راهکارهای آی‌کن و دریافت مشاوره تخصصی، گزینه متناسب با نیازهایشان را ارزیابی کنند.

انتهای رپرتاژ آگهی