سید حسن مهدوی‌فر کارشناس ارشد مسائل مدیریتی و حکمرانی در یادداشتی که در اختیار ایسنا قرار داده است، نوشت: یکی از پرسشهای مهم پیش روی سیاست گذاران این است که آیا حضور فیزیکی همه کارکنان دولت در تمام روزهای کاری برای همه مشاغل همچنان یک الزام مدیریتی محسوب میشود یا زمان آن رسیده است که معیارهایجدیدی جایگزین الگوی سنتی مدیریت شود؟

طرح این پرسش به معنای دعوت به تعطیلی ادارات یا کاهش کیفیت خدمات عمومی نیست. مسئله اصلی تغییر نگاه از حضور محوری» به عملکرد محوری است؛ رویکردی که در آن ارزش آفرینی کارکنان بر اساس کیفیت سرعت دقت و نتایج قابل اندازه گیری فعالیت ها سنجیده می‌شود، نه صرفاً بر مبنای ساعات حضور در ساختمان اداری واقعیت آن است که طی دو دهه گذشته توسعه دولت الکترونیک سامانه های هوشمند امضای دیجیتال، مکاتبات الکترونیکی و خدمات غیر حضوری ماهیت بسیاری از فعالیت های اداری را تغییر داده است.

امروز بخش قابل توجهی از فعالیت های کارشناسی مطالعاتی برنامه ریزی تحلیل داده تهیه گزارش طراحی امور پشتیبانی و حتی بخشی از فرآیندهای مدیریتی، بدون وابستگی دائمی به حضور فیزیکی در محل کار قابل انجام است. بنابراین استمرار الگوی سنتی الزام حضور روزانه همه کارکنان نیازمند بازنگری بر اساس واقعیت های جدید فناوری است.

تجربه کشورهای مختلف نیز نشان می‌دهد که پس از همه گیری کرونا بسیاری از دولت‌ها به جای بازگشت کامل به الگوی گذشته مدل‌های ترکیبی را برگزیدند. انگلیس کانادا فنلاند و استرالیا با تدوین دستورالعمل های مشخص بخشی از مشاغل دولتی را بر اساس ماهیت وظایف به صورت ترکیبی یا دور کار سازماندهی کردند. همچنین استونی که یکی ازپیشرفته‌ترین دولت‌های الکترونیک جهان را در اختیار دارد، سالهاست بخش قابل توجهی

از خدمات عمومی را بدون نیاز به مراجعه حضوری ارائه می دهد.

 وجه مشترک این تجربه‌ها، حذف نظارت نیست؛ بلکه جایگزینی نظارت مبتنی بر خروجی شاخص های عملکرد و کیفیت خدمات به جای کنترل صرف حضور کارکنان است.

البته نباید تصور کرد که دور کاری به خودی خود بهره وری را افزایش می‌دهد. تجربه جهانی نشان می‌دهد موفقیت این سیاست به پیش نیازهایی همچون زیرساخت های فناوری اطلاعات شاخص‌های عملکرد نظام ارزیابی دقیق آموزش مدیران و کارکنان و پاسخگویی مستمر وابسته است.

از این رو دور کاری بدون نظام ارزیابی عملکرد نه تنها مزیتی ایجاد نمیکند بلکه می‌تواند موجب کاهش هماهنگی و افت کیفیت خدمات شود. از سوی دیگر مدیریت هوشمند حضور کارکنان می‌تواند آثار جانبی قابل توجهی نیز به همراه داشته باشد. هر چند میزان صرفه جویی در مصرف انرژی به نوع ساختمان تعداد کارکنان و نحوه بهره برداری بستگی دارد، اما مطالعات منتشر شده توسط آژانس بین المللی انرژی، سازمان همکاری وتوسعه اقتصادی و برخی نهادهای دولتی در کشورهای توسعه یافته نشان می‌دهد کاهش اشغال ساختمان‌های اداری در صورت مدیریت صحیح می‌تواند به کاهش مصرف برق سرمایش گرمایش آب و همچنین کاهش هزینه های نگهداری ساختمانها و سفرهای درون شهری کارکنان منجر شود.

بنابراین دور کاری را نباید صرفاً از منظر رفاه کارکنان ارزیابی کرد؛ بلکه باید آن را یکی از ابزارهای مدیریت منابع عمومی نیز دانست.

در ایران نیز می‌توان به جای اتخاذ تصمیمات مقطعی دوره های بحران انرژی این موضوع را در قالب یک برنامه ملی و مبتنی بر شواهد دنبال کرد. در نخستین گام آن است که همه دستگاه های اجرایی مشاغل خود را از نظر ضرورت حضور فیزیکی طبقه بندی کنند.

در این چارچوب فعالیت‌ها می‌توانند در سه گروه قرار گیرند مشاغلی که ذاتاً نیازمند حضور مستمر هستند؛ مشاغلی که قابلیت اجرای ترکیبی دارند؛ و مشاغلی که بدون افت کیفیت خدمات امکان انجام بخش عمده فعالیت‌ها به صورت دور کار را دارند. پس از این مرحله برای هر گروه باید شاخص های مشخص عملکرد کیفیت خدمت زمان پاسخگویی و رضایت ذی نفعان تعریف شود تا ارزیابی کارکنان بر مبنای نتایج واقعی انجام گیرد. پیشنهاد می‌شود دولت اجرای این سیاست را به صورت آزمایشی در چند دستگاه منتخب آغاز کند.

 پیش از اجرای طرح شاخص‌هایی مانند میزان مصرف برق گاز آب هزینه های بهره برداری ساختمان هزینه های پشتیبانی میزان مراجعات حضوری کیفیت خدمات و بهره‌وری کارکنان ثبت شود و پس از چند ماه اجرای آزمایشی همان شاخص‌ها مجدداً اندازه گیری و مقایسه شوند.

چنین رویکردی امکان تصمیم گیری مبتنی بر داده را فراهم می‌کند و جایگزین قضاوت‌های سلیقه‌ای خواهد شد. بدیهی است که این سیاست نباید به معنای انتقال هزینه‌های سازمان به کارکنان یا کاهش کیفیت خدمات عمومی باشد. همچنین دورکاری تنها برای مشاغلی قابل توصیه است که ماهیت آنها با این شیوه سازگار باشد و اجرای آن نیز باید همراه با زیرساخت های فنی امنیت اطلاعات نظام ارزیابی عملکرد و پاسخگویی شفاف صورت گیرد.

اگر دولت از شهروندان انتظار دارد در مصرف آب و انرژی صرفه جویی کنند نظام اداری نیز باید پیشگام بهره‌گیری از روشهای نوین مدیریت منابع باشد.

اصلاح الگوی اداره دستگاه‌های اجرایی زمانی اثربخش خواهد بود که مبنای آن افزایش بهره‌وری، بهبود کیفیت خدمات و استفاده بهینه از منابع عمومی باشد نه صرفاً کاهش هزینه‌ها؛ در نهایت پرسش اصلی پیش روی مدیران کشور نباید این باشد که امروز چند نفر پشت میزهای اداری حضور داشتند؟ بلکه باید این باشد که هر دستگاه چه میزان خدمت با کیفیت در چه زمانی با چه هزینه‌ای و با چه میزان مصرف منابع عمومی تولید کرده است؟ اگر پاسخ به این پرسش مبنای ارزیابی نظام اداری قرار گیرد، دور کاری دیگر صرفاً یک شیوه انجام کار نخواهد بود؛ بلکه می‌تواند به بخشی از برنامه ملی ارتقای بهره وری اصلاح نظام اداری و تحقق حکمرانی هوشمند در کشور تبدیل شود.

انتهای پیام